TIPOS DE DATOS QUE MANEJA EXCEL

 Cinta de Opciones 

La cinta de opciones agrupa los comandos más utilizados en Excel y las pestañas son el primer nivel de agrupamiento que encontramos dentro de la cinta de opciones. Al mismo tiempo, cada una de las pestañas organiza los comandos en grupos.

Nota importante: Lo que en Excel 2007 y 2010 conocíamos como una ficha de la cinta de opciones, a partir de Excel 2013 será conocida como una pestaña. Microsoft ha cambiado este nombre en toda su documentación en español para Excel 2013.

Pestañas en Excel 2013

La primera vez que abres Excel 2013, la cinta de opciones mostrará siete pestañas:

1. Inicio: Contiene los comandos necesarios para aplicar formato y editar las hojas de Excel. Esta pestaña organiza los comandos en siete grupos: Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y Modificar.
2. Insertar: En esta pestaña encontramos los comandos para insertar elementos a nuestra hoja como tablas y gráficos. Los grupos de comandos de esta pestaña son los siguientes: Tablas, Ilustraciones, Aplicaciones, Gráficos, Informes, Minigráficos, Filtro, Filtros, Vínculos, Texto y Símbolos.
3. Diseño de página: Aquí se encuentran los comandos utilizados para preparar nuestra hoja para imprimir y organizar los elementos dentro de la hoja. Los grupos de esta pestaña son: Temas, Configurar página, Ajustar área de impresión, Opciones de la hoja y Organizar.
4. Fórmulas: La pestaña fórmulas contiene los comandos para agregar funciones y fórmulas a nuestras hojas de Excel así como buscar cualquier error en las fórmulas. Los grupos de esta pestaña son: Biblioteca de funciones, Nombres definidos, Auditoría de fórmulas y Cálculo.
5. Datos: Contiene los comandos para importar datos provenientes de otras fuentes y trabajar posteriormente con ellos aplicando algún filtro o quitando duplicados. Los grupos de la pestaña Datos son: Obtener datos externos, Conexiones, Ordenar y filtrar, Herramientas de datos y Esquema.
6. Revisar: En esta pestaña están localizados los comandos para revisar, proteger e insertar comentarios en las celdas de la hoja. Los grupos en los que están organizados los comandos son: Revisión, Idioma, Comentarios, Cambios.
7. Vista: Comandos utilizados para cambiar la vista de la hoja y ocultar algunos de sus elementos. Esta pestaña contiene los siguientes grupos: Vistas de libro, Mostrar, Zoom, Ventana y Macros.

Como ya lo he mencionado, cada pestaña está formada por grupos y es precisamente dentro de cada grupo donde encontramos los botones de comando. También puedes ver que junto al nombre de algunos grupos, en la esquina inferior derecha, se muestra una pequeña flecha que es conocida como un indicador de cuadro de diálogo y al hacer clic sobre él se mostrará un cuadro de diálogo con más comandos relacionados con dicho grupo.

Pestañas contextuales

Las siete pestañas mencionadas previamente no son las únicas que se muestran en la cinta de opciones, también existen otro tipo de pestañas conocidas como pestañas contextuales y que se muestran solamente cuando estamos trabajando con algún objeto en particular. Por ejemplo, cuando insertamos un nuevo gráfico en una hoja, Excel mostrará las pestañas Diseño y Formato las cuales tienen comandos especiales para trabajar con el gráfico:

Como puedes observar en la imagen anterior, las pestañas contextuales están agrupadas e identificadas con el nombre Herramientas de gráficos. Si quitamos la selección del gráfico entonces las pestañas contextuales desaparecerán y volverán a mostrarse cundo volvamos a seleccionar de nuevo el gráfico.

Ocultar la cinta de opciones

En ocasiones necesitamos incrementar el espacio para trabajar con nuestros datos dentro de una hoja de Excel. Para ganar un poco de espacio en pantalla podemos ocultar la cinta de opciones haciendo clic en el botón Opciones de presentación de la cinta de opciones que se encuentra en la esquina superior derecha de la ventana. Al pulsar el botón se mostrarán tres opciones:

• Ocultar automáticamente la cinta de opciones: Oculta por completo la cinta de opciones y es necesario hacer clic en la parte superior de la pantalla para poder mostrarla de nuevo y seleccionar cualquier comando. En el momento en que regresamos al área de trabajo, la cinta de opciones se vuelve a ocultar automáticamente.
• Mostrar pestañas: A diferencia del método anterior, esta opción deja visibles en todo momento los nombres de las pestañas. Al hacer clic sobre cualquiera de ellas se mostrarán los comandos asociados para dicha pestaña. Al regresar al área de trabajo se ocultan de nuevo todos los comandos y permanecen visibles solamente las pestañas.
• Mostrar pestañas y comandos: Esta opción restablece el comportamiento predeterminado de la cinta de opciones dejándola visible en todo momento.

Personalizar la cinta de opciones

En Excel 2013 es posible personalizar la cinta de opciones agregando o removiendo comandos o agrupándolos de acuerdo a nuestras necesidades. Para hacer estas modificaciones debemos ir a Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones:

También es posible mostrar este cuadro de diálogo si hacemos clic derecho sobre cualquier área vacía de lacinta de opciones y seleccionamos la opción Personalizar la cinta de opciones. A continuación describiré cada una de las secciones de este cuadro de diálogo:

• A: Lista desplegable a través de la cual podemos restringir la lista de comandos mostrados en el cuadro inferior. Algunas de las opciones de la lista desplegable son: Comandos más utilizados, Comandos que no están en la cinta de opciones y Todos los comandos.
• B: Lista de los comandos que cumplen la opción elegida de la lista desplegable superior. Podemos seleccionar cualquier comando de la lista y pulsar el botón Agregar para incluirlo en la pestaña seleccionada de la lista de la derecha.
• C: Lista desplegable para restringir el tipo de pestañas que deseamos visualizar en la lista inferior.
• D: Lista de pestañas que cumplen con la opción elegida en la lista desplegable superior. Para mostrar una pestaña en la cinta de opciones será suficiente con hacer clic en el cuadro de selección mostrado junto a su nombre. Para remover algún comando debemos seleccionarlo y hacer clic en el botón Quitar.
• E: Los botones Agregar y Quitar son utilizados para incluir nuevos comandos dentro de una pestaña o para removerlos de la cinta de opciones.
• F: El botón Nueva pestaña crea una nueva pestaña en la cinta de opciones.
• G: Para crear un nuevo grupo de comandos dentro de una pestaña utilizamos el botón Nuevo grupo.
• H: El botón Cambiar nombre es útil para cambiar el nombre de una pestaña o de un grupo.
• I: Para eliminar cualquier personalización que hayamos realizados a la cinta de opciones y regresar a su configuración predeterminada podemos utilizar el botón Restablecer.
• J: Si deseamos aplicar las configuraciones que hemos hecho a la cinta de opciones en otro equipo podemos crear un archivo de exportación con el botón Importar o exportar.
•    fuente: https://exceltotal.com/cinta-de-opciones-en-excel

TIPOS DE DATOS QUE PODEMOS MANIPULAR EN EXCEL

TIPOS DE DATOS QUE MANEJA EXCEL

En una hoja de calculo, los distintos tipos de datos que podemos introducir son:

• Aritméticos: +, -, *, /, %, ^.

• Relacionales: <, >, =, <=, >=, <>.

• Valores constantes, es decir, un datos que se introduce directamente en una celda. Puede ser un numero, una fecha u hora, o un texto.
• Fórmulas, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones u operadores. Es una técnica básica para elanálisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de lashojas de calculo como *, +, -, /, etc. En una formula se pueden mezclar constantes, caracteres de operaciones, funciones, etc.

Los diferentes tipos de datos mas importantes que maneja Excel son:

• Números
• Fecha u hora
• Texto
• Formulas
• Funciones

FORMULAS Y FUNCIONES

Las fórmulas constituyen el núcleo de cualquier hoja de calculo y por tanto de Excel. Mediante formulas, se llevan a cabo todas las operaciones que se nesecitan en una hoja de calculo. Las formulas se pueden utilizar para múltiples usos antes mencionados.
Los distintos tipos de operadores que se le pueden ingresar a una formula son:

• Función REDONDEAR. Redondea un numero al numero de decimales especificados.

=REDONDEAR(numero, num_decimales), ejemplo:

=REDONDEAR(A1,1), si A1 = 1.125, el resultado es 1.1.

=REDONDEAR(A1,2), el resultado es 1.12.

• Función REDONDEAR.MAS. Redondea un numero hacia arriba, en direccióncontraria a cero.

=REDONDEAR.MAS(numero, num_decimales), ejemplo:

=REDONDEAR.MAS(A1,0), si A1 = 1.125, el resultado es 2.

• Función REDONDEAR.MENOS. Redondea un numero hacia abajo, en direcciónhacia cero.

=REDONDEAR.MENOS(numero, num_decimales), ejemplo:

=REDONDEAR.MENOS(A1,0), si A1 = 1.125, el resultado es 1.

• Función SUMAR.SI. Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumentocriterio.

=SUMAR.SI(rango, criterio, rango_suma), ejemplo:

=SUMAR.SI(A1:A3,">100",B1:B3), Se lee de la siguiente manera.

Sumar si a1 a a3 es mayor a 100, entonces suma b1 hasta b3.

Función MAX.Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

• Función MIN.Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. Utilizamos el mismo ejemplo del MAX pero ahora utilizando MIN.
• Función PROMEDIO.Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.

=PROMEDIO(numero1,numero2…numeroN)

Una función es una formula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza unos cálculos y devuelve un resultado.
Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si esta no se respeta Excel nos mostrara un mensaje de error. 

1. Si la función va al comienzo de una formula debe empezar por el signo =.
2. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se deben dejar espacios antes o después de cada paréntesis.
3. Los argumentos pueden ser valores constantes (numero o texto), formulas o funciones.
4. Los argumentos deben separarse siempre por ";" ó ",".

La sintaxis de cualquier función es:
=nombre_funcion(argumento1,argumento2,…,argumentoN).

Funciones Matemáticas básicas.

• Función SUMA. Suma todos los números de un rango.

=SUMA(rango) ó =suma(n1+n2+n), ejemplo:

QUE ES UNA FORMULA 

Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.

TIPOS DE REFERENCIAS QUE MANEJA EXCEL 

Referencias en Excel

Las referencias en Excel son parte fundamental de la hoja de cálculo ya que a través de ellas podemos identificar cada una de las celdas de un libro de trabajo y de esa manera acceder al valor contenido en cualquiera de ellas.

El objetivo de este artículo es aclarar la mayor cantidad de dudas sobre el tema de referencias en Excel y será útil para aquellas personas que comienzan a utilizar la herramienta pero también para aquellos que ya tienen un poco de tiempo utilizando la hoja de cálculo y no han escuchado sobre temas como las referencias 3D o el estilo de referencia F1C1.

Ya que todos los valores de una hoja de cálculo están almacenados en las celdas, es de suma importancia para los usuarios de Excel conocer la manera en que deberán acceder a dichos valores utilizando las referencias. Sin más preámbulo, comenzaremos con este estudio de las referencias en Excel.

¿Qué son las referencias en Excel?

Todo usuario de Excel debe saber que todas las hojas están divididas en columnas y filas. Esta división se hace evidente en la interfaz gráfica de Excel de la siguiente manera:

• Por debajo de la barra de fórmulas se encuentran los encabezados de columna identificados por una letra.
• En el extremo izquierdo están los encabezados de fila que muestran un número.
• En el área de trabajo tenemos una cuadrícula que delimita el área de cada celda de la hoja y donde se puede observar que cada una de ellas pertenece a una determinada columna y fila.

En la imagen anterior, la celda seleccionada (celda activa)es la celda que se encuentra bajo la columna B y en la línea 3 y por lo tanto su dirección dentro de la hoja será B3. La referencia de una celda siempre constará de dos partes: la primera parte indicará la letra (o letras) de la columna a la que pertenece y la segunda parte indicará su número de fila.

Excel siempre nos ayudará a conocer fácilmente la referencia de la celda activa. En primer lugar, el encabezado de la columna y fila de la celda seleccionada estarán resaltados en un color diferente al resto de los encabezados. Además el Cuadro de nombres siempre mostrará la referencia de la celda activa tal como lo puedes observar en la siguiente imagen:

En conclusión, la referencia de una celda nos indica su ubicación dentro de una hoja, es decir, nos ayuda a conocer rápidamente la columna y fila a las que pertenece.

Tipos de referencias en Excel

Una referencia siempre será la dirección de una celda dentro de una hoja y siempre estará formada por la columna y fila en donde se ubica la celda. Así que, cuando hablamos de tipos de referencias en Excelestamos hablando sobre los diferentes tipos de comportamiento que pueden tener las referencias al momento de ser copiadas a otras celdas.

Es muy fácil copiar fórmulas en Excel, pero ¿qué sucede con las referencias de dicha fórmula al momento de hacer la copia? Es ahí en donde su comportamiento dependerá del tipo de referencia que se haya utilizado y analizaremos las alternativas que tenemos en las próximas tres secciones.

Referencias relativas en Excel

De manera predeterminada, las referencias en Excel son relativas. El término relativo significa que al momento de copiar una fórmula, Excel modificará las referencias en relación a la nueva posición donde se está haciendo la copia de la fórmula. Por ejemplo, supongamos que en la celda C1 tenemos la fórmula =A1+B1. En la siguiente imagen puedes observar el resultado de esta operación si tenemos los valores 5 y 3 en dichas celdas:

Si ahora copio (Ctrl+C) la fórmula de la celda C1 y la pego (Ctrl+V) en la celda C3, obtendré el siguiente resultado:

La fórmula que ha sido copiada a la celda C3 nos devolverá como resultado el valor cero. Al revisar la fórmula de dicha celda nos daremos cuenta que eso se debe a que Excel ha modificado automáticamente las referencias de la fórmula. En lugar de la celda A1 ahora tenemos la celda A3, y en lugar de la celda C1 que teníamos originalmente, ahora tenemos la celda C3.

En este ejemplo hemos copiado la fórmula hacia una celda de la misma columna, pero dos filas por debajo y eso es lo que indicará a Excel el ajuste a realizar en las referencias. Ya que no hubo cambio en la columna, ésta permanecerá igual en la nueva fórmula, pero ya que copiamos una celda que está dos filas hacia abajo, Excel realizará dicho ajuste sumando la misma cantidad de filas a las referencias. Ahora observa lo que sucede si vuelvo a copiar la fórmula de la celda C1 y la pego en la celda F2.

En esta ocasión la nueva celda se encuentra una fila hacia abajo y tres columnas a la derecha de la celda original y por lo tanto las referencias se adecúan a tal movimiento añadiendo tres columnas y una fila a cada referencia de la fórmula copiada.

Las referencias relativas son muy útiles cuando necesitamos aplicar una misma fórmula sobre un rango de datos. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver una hoja donde las columnas A y B tienen valores numéricos y ahora necesito colocar la multiplicación de ambos valores en la columna C. Para hacerlo rápidamente, coloco la fórmula =A1*B1 en la celda C1 y posteriormente copio dicha fórmula hacia debajo:

De esta manera obtendremos automáticamente el resultado correcto para cada fila ya que Excel modifica las referencias en cada fórmula mientras es copiada hacia abajo.

Referencias absolutas en Excel

Hay ocasiones en las que necesitamos “fijar” la referencia a una celda de manera que permanezca igual aún después de ser copiada. Si queremos impedir que Excel modifique las referencias de una celda al momento de copiar la fórmula, entonces debemos convertir una referencia relativa en absoluta y eso lo podemos hacer anteponiendo el símbolo “$” a la letra de la columna y al número de la fila de la siguiente manera:

Si tomamos el primer ejemplo de la sección anterior y utilizamos la fórmula =$A$1+$B$1 en la celda C1 y posteriormente copiamos dicha fórmula a la celda C3, obtendremos el siguiente resultado:

En este caso la celda C3 devolverá el mismo resultado que la celda C1 porque ambas fórmulas hacen referencia a las mismas celdas aún después de haberla copiado. Tendremos el mismo efecto al copiar la fórmula de la celda C1 hacia la derecha:

Al convertir las referencias en absolutas, no importa a donde copiemos la fórmula, dichas referencias permanecerán siempre fijas. Para dejar en claro el uso de las referencias absolutas, supondremos una tabla de datos como la siguiente:

La celda C2 hace el cálculo del área para el primer círculo tomando en cuenta el valor de Pi que está almacenado en la celda F1. En este momento la referencia a la celda F1 es relativa y si copio la formula hacia abajo obtendré el siguiente resultado:

Al copiar la fórmula hacia abajo, Excel modifica la referencia a la celda F1 y le agrega una fila más para convertirla en una referencia a la celda F2 que es el comportamiento natural de las referencias relativas. Para hacer que nuestras fórmulas hagan siempre referencia a la celda F1 debemos transformar dicha referencia en absoluta:

Observa con detenimiento que la única referencia que he convertido en absoluta es la de la celda $F$1. La otra referencia a la celda B2 la he dejado como relativa porque necesito que sea modificada por Excel para tomar el valor del radio de cada círculo conforme se copie la fórmula hacia abajo. El resultado después de copiar la fórmula será el siguiente:

Todas las fórmulas harán referencia a la celda F1 porque está establecida como absoluta, pero Excel modificará correctamente las referencias a las celdas de la columna B para obtener el resultado correcto.

Con esto hemos cubierto los dos tipos de referencias en Excel más utilizados. Si quieres ver algunos ejemplos adicionales sobre estos dos tipos de referencias te recomiendo consultar el siguiente video tutorial: Referencias relativas y absolutas en Excel.

Referencias mixtas en Excel

En los ejemplos anteriores sobre referencias absolutas utilizamos el símbolo “$” para fijar tanto la columna como la fila. Sin embargo, es posible fijar solo la columna o fijar solo la fila y a estas variaciones se les conoce como referencias mixtas.

Si queremos fijar solamente la columna, anteponemos el símbolo “$” a la letra de la columna y dejamos la fila sin dicho símbolo. Si por el contrario deseamos fijar solamente la fila, entonces anteponemos el símbolo “$”al número de la fila. En la siguiente imagen podrás ver un resumen de los tipos de referencias que hemos revisado hasta ahora:

Si colocas la fórmula =$A1 dentro de la celda B1 y copias la fórmula hacia la derecha verás que la fórmula se mantiene igual en todas las columnas porque hemos indicado que deseamos tener la columna $A fija. Por el contrario, si copias la fórmula hacia abajo, Excel modificará el número de fila:

Sin embargo, si cambiamos el tipo de referencia mixta de la celda B1 por la fórmula =A$1 y copiamos hacia la derecha y hacia abajo, obtendremos un resultado diferente al anterior ya que habremos fijado solamente la fila:

Estos son los cuatro tipos de referencias de los cuales puedes elegir al momento de construir tus fórmulas. Recuerda que esta clasificación se basa en el comportamiento de la referencia al copiar una fórmula.

Cómo cambiar entre tipos de referencia

Un consejo muy útil para hacer más eficiente el tiempo invertido al ingresar cualquier referencia en una fórmula es el uso de la tecla F4 cuando nos encontramos en el modo de edición. Cuando el cursor de edición se encuentra sobre una referencia y pulsamos la tecla F4, Excel cambiará el tipo de referencia sin la necesidad de que ingresemos manualmente el símbolo “$”. Hagamos el siguiente ejemplo para conocer el funcionamiento de este atajo de teclado:

1. Selecciona la celda B1 e ingresa la fórmula =A1 pero no pulses la tecla Entrar.
2. El cursor de edición se encontrará parpadeando al final de la referencia y si pulsas la tecla F4 una vez, la referencia se transformará automáticamente en absoluta =$A$1.
3. Si vuelves a pulsar la tecla F4 tendrás una referencia mixta como =A$1.
4. Y si pulsas una cuarta vez la tecla F4, la referencia será cambiada por la otra opción de referencia mixta =$A1.
5. Al pulsar una quinta vez la tecla F4 volverás a la referencia relativa original.

La tecla F4 solamente cambiará la referencia que está sobre el cursor de edición así que, si quieres aplicar este cambio en varias referencias de una misma fórmula, entonces deberás colocar el cursor sobre cada referencia que será cambiada y pulsar F4 cada vez.

Referencias a rangos de celdas

Hasta ahora hemos visto cómo hacer referencia a una sola celda, pero Excel nos permite hacer referencia a un conjunto de celdas adyacentes utilizando el operador de rango que está representado por los dos puntos (:) y que deberá colocarse entre dos referencias de celdas. Sin embargo, esas dos referencias de celdas no son al azar, sino que deben ser el extremo superior izquierdo y el extremo inferior derecho de las celdas adyacentes a las que deseamos referirnos.

Considera el siguiente grupo de celdas adyacentes donde cada una de ellas tiene un valor numérico. La referencia para este rango de celdas será B2:D4 y puedes ver que dicho rango es reconocido por Excel al momento de hacer la suma.

Esto definitivamente es una gran ventaja ya que de lo contrario tendríamos que indicar todas las referencias a las nueve celdas, pero con este método podemos referirnos fácilmente a todo el rango de celdas. Solo debes recordar que la primera referencia corresponde a la celda del extremo superior izquierdo y la segunda referencia a la celda inferior derecha.

En este ejemplo ambas referencias son relativas, pero nada impide que utilicemos referencias absolutas al crear una referencia a un rango, por ejemplo: $B$2:$D$4. Todas las reglas que explique anteriormente para las referencias relativas, absolutas y mixtas también aplicarán para las referencias a rangos de celdas.

Referencias a celdas en otra hoja

En todos los ejemplos mostrados hasta este punto he utilizado referencias dentro de la misma hoja pero en más de una ocasión nos veremos en la necesidad de hacer referencia a una celda que se encuentra en una hoja diferente.

La única regla que debemos seguir es utilizar el nombre de la hoja donde se encuentra la celda de nuestro interés e inmediatamente colocar el signo de exclamación (¡) seguido de la referencia a la celda. De esta manera, si queremos referirnos a la celda C5 de la Hoja2, debemos hacerlo de la siguiente manera:

Una práctica que es altamente recomendable en las referencias a celdas de otra hoja, es rodear el nombre de la hoja con comillas simples (‘) ya que eso evitará cualquier error en caso de que el nombre de la hoja tenga un espacio en blanco, por ejemplo:

Para saber más sobre este tipo de referencias te recomiendo consultar el artículo Hacer referencia a celdas de otras hojas en Excel.

Referencias a celdas en otro libro

Si la celda que necesitas acceder se encuentra en otro libro, entonces deberás indicar el nombre del libro encerrado entre corchetes [] antes del nombre de la hoja de la siguiente manera:

Este tipo de referencia funcionará solamente si el libro especificado está abierto y además está guardado en la misma ubicación que el libro actual. En caso contrario será necesario indicar la ruta completa donde se encuentra dicho libro:

Observa que en este último ejemplo el nombre del libro y la hoja, así como la ruta, están encerrados entre comillas sencillas lo cual es ampliamente recomendable en caso de tener espacios en blanco en los nombres de las carpetas de la ruta, o en el nombre del libro u hoja.

Referencias 3D

Las referencias 3D son útiles cuando necesitamos hacer operaciones con las mismas celdas en diferentes hojas. Por ejemplo, si vamos a sumar la celda A1 de la Hoja1, Hoja2 y Hoja3, normalmente utilizaríamos la siguiente fórmula:

=SUMA(Hoja1!A1, Hoja2!A1, Hoja3!A1)

A diferencia de esta nomenclatura, las referencias 3D nos permiten indicar las mismas referencias de una manera abreviada:

=SUMA(Hoja1:Hoja3!A1)

Es muy importante mencionar que no es posible utilizar este tipo de referencias con cualquier función de Excel. Las funciones matemáticas y estadísticas son las que permitirán su uso pero no podrás utilizar este tipo de referencias en funciones de búsqueda como BUSCARV o COINCIDIR.

Además de acceder una sola celda en varias hojas utilizando las Referencias 3D, también puedes crear una referencia a un rango de celdas de la siguiente manera:

=SUMA(Hoja1:Hoja3!A1:C25)

El estilo de referencia F1C1

Los ejemplos de este artículo han utilizado el estilo de referencia A1 que es el predeterminado en Excel y que indica que las columnas serán identificadas por una letra, o combinación de letras, y que las filas serán identificadas por un número. Existe otro estilo de referencia en Excel, que no es tan común, pero que es necesario que lo conozcas por si llegas a encontrar algún equipo donde Excel utiliza el estilo de referencia F1C1 el cual identifica a las columnas y a las filas por su número. Así que en lugar de utilizar letras para las columnas, este estilo de referencia utiliza números para todas ellas.

Ya que sería difícil distinguir el número de la columna del número de la fila en una misma referencia, se antepone la letra “F” al número de la fila y la letra “C” al número de la columna. Algunos ejemplos de equivalencias en ambos estilos de referencia son los siguientes:

Para que Excel utilice este tipo de referencia debes ir a Archivo > Opciones > Fórmulas > Trabajando con fórmulas > Estilo de referencia F1C1.

Al seleccionar esta opción y aceptar los cambios, notarás de inmediato un cambio en los encabezados de columna ya que dejarán de ser letras y se mostrarán como números. Además podrás observar el estilo de referencia F1C1 en el Cuadro de nombres y ya no estará permitido utilizar el estilo de referencia anterior.

SI tu libro tenía fórmulas previamente ingresadas entonces Excel se encargará de mostrar automáticamente las referencias con el nuevo estilo y no será necesaria tu intervención en el cambio. Si quieres regresar al estilo de referencia A1 será suficiente con desmarcar la opción Estilo de referencia F1C1 del cuadro de diálogo Opciones de Excel.

TIPOS GRAFICO 

Tipos de gráficos en Excel

Elegir entre los diferentes tipos de gráficos en Excel para mostrar la información adecuadamente es de suma importancia. Cada tipo de gráfico desplegará la información de una manera diferente así que utilizar el gráfico adecuado ayudará a dar la interpretación correcta a los datos.

Tipos de gráficos más utilizados

Estos son los tipos de gráficos más utilizados en Excel:

Gráficos de columna. Este tipo de gráfico hace un énfasis especial en las variaciones de los datos a través del tiempo. Las categorías de datos aparecerán en el eje horizontal y los valores en el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo de gráfico con los gráficos de barra, donde la diferencia principal es que en los gráficos de barra las categorías aparecen en el eje vertical.

Gráficos de línea. Un gráfico de línea muestra las relaciones de los cambios en los datos en un período de tiempo. Este gráfico es comparado con los gráficos de área, pero los gráficos de línea hacen un énfasis especial en las tendencias de los datos más que en las cantidades de cambio como lo hacen los gráficos de área.

Gráficos circulares. También conocidos como gráficos de pie (en inglés) o gráficos de pastel. Estos gráficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los porcentajes de cada una de las partes respecto al total.

Gráficos de Barra. Un gráfico de barra hace un énfasis en la comparación entre elementos en un período de tiempo específico. Este tipo de gráfico incluye cilindros, conos y pirámides.

Gráficos de Área. Los gráficos de área muestran la importancia de los valores a través del tiempo. Un gráfico de área es similiar a un gráfico de línea, pero ya que el área entre las líneas está relleno, el gráfico de área le da una mayor importancia a la magnitud de los valores que lo que puede hacer un gráfico de línea.

Gráficos XY (Dispersión). Los gráficos de dispersión son útiles para mostrar la relación entre diferentes puntos de datos. Este tipo de gráfico utiliza valores numéricos para ambos ejes en lugar de utilizar categorías en alguno de los ejes como en los gráficos anteriores.

Existen otros tipos de gráficos en Excel como los de superficie, anillos, burbuja, pero los analizaremos en una publicación posterior. Los gráficos presentados el día de hoy son los tipos de gráficos más utilizados en Excel y pronto aprenderás a obtener el mayor provecho de cada uno de ellos.

Partes de Excel

Excel 2013

INTERFAZ DE SUARIO 2013Una nueva característica de Excel 2013 es la interfaz de un único documento (SDI). La SDI es un método para organizar las aplicaciones de interfaz gráfica de usuario en ventanas individuales que el administrador de ventanas del sistema operativo controla por separado. En Excel 2013, cada una de las ventanas de Excel puede contener un solo libro y cada una tiene su propia UI de cinta de opciones (vea la figura 1). De forma predeterminada, al abrir un nuevo libro, se mostrará en otra ventana de Excel aunque se trate de la misma instancia de Excel.

Figura 1. Interfaz de un único documento en Excel 2013

Esto contrasta con la interfaz de múltiples documentos (MDI), en la que se usa una sola ventana primaria para contener varias ventanas secundarias anidadas. En este caso, solo la ventana primaria tiene una barra de menús o herramientas. En Excel 2010, cada libro de una única instancia de Excel usa una UI de cinta de opciones común (vea la figura 2).

Figura 2. Interfaz de múltiples documentos en Excel 2010

Excel usa la MDI, lo que significa que hay una sola ventana de nivel de aplicación que contiene todos los libros abiertos en una determinada instancia de Excel. Las ventanas del libro se pueden organizar dentro de la ventana de aplicación de Excel. De esta forma, todas comparten la misma UI de cinta de opciones. SDI en Excel significa que cada libro tiene su propia ventana de aplicación de nivel superior y su propia UI de cinta de opciones correspondiente.

Nota
No hay ninguna opción de compatibilidad con MDI en Excel.

En los sistemas de dos monitores, la SDI en Excel permite realizar comparaciones en paralelo de dos libros arrastrando cada libro a un monitor diferente. Cada libro funciona independientemente de los demás.

Si tiene acceso a Excel 2010 y Excel 2013 y quiere ver las interfaces SDI y MDI en acción, siga estos pasos.

Para comparar el número de procesos de las interfaces MDI y SDI:

1. En el menú Inicio de Windows, inicie Excel 2010.
2. Inicie una segunda instancia de Excel. Compruebe que se muestran las dos ventanas de Excel.
3. En la barra de tareas de Windows, elija y, a continuación, seleccione Iniciar el Administrador de tareas.
4. Elija la pestaña Procesos y luego desplácese hacia abajo hasta que vea las dos entradas Excel.exe. Esto le indica que, de forma predeterminada, Excel abre una nueva instancia cada vez que se le llama (dos instancias de Excel).
5. Cierre las dos instancias de Excel.
6. En el menú Inicio de Windows, elija Excel 2013.
7. Inicie una segunda instancia de Excel. Compruebe que se muestran las dos ventanas de Excel.
8. Vuelva a iniciar el Administrador de tareas.
9. En la pestaña Procesos, desplácese hacia abajo hasta que vea Excel.exe. Observe que aunque abrió dos repeticiones de Excel, los dos libros se encuentran en la misma instancia de Excel.

Para ver cómo funcionan la SDI y la MDI dentro de una instancia de Excel, siga estos pasos.

Para comparar el número de instancias de Excel para interfaces MDI y SDI:

1. En el menú Inicio de Windows, elija Excel 2010.
2. Seleccione la ventana de Excel para activarla y compruebe que Libro1 es el libro actual.
3. Presione CTRL + N para abrir otro libro. Compruebe que Libro2 es ahora el libro actual.
4. Minimice Libro2 y vea Libro1. Ambos libros se encuentran en la misma instancia de Excel.
5. Cierre Excel.
6. En el menú Inicio de Windows, elija Excel 2013.
7. Seleccione la ventana de Excel para activarla y compruebe que Libro1 es el libro actual.
8. Presione CTRL + N para abrir otro libro. Compruebe si Libro2 se abre en una ventana distinta (pero en la misma instancia de Excel).
9. Cierre Excel.

Nota
Podemos abrir varias instancias de Excel usando el siguiente modificador de la línea de comandos: excel.exe /x. Este modificador inicia Excel en un nuevo proceso.

En este artículo, trataremos la implementación de la SDI en la interfaz de usuario de Excel y cómo afecta a la programación en Excel.

Cambios en la interfaz de usuario

Si examinas atentamente después de abrir un libro de Excel, ya no se ven los botones de estado de la ventana (minimizar, maximizar yrestaurar) en la esquina superior izquierda de la cinta de opciones. La figura 3 muestra los botones de estado de la ventana que están disponibles en Excel y Excel 2007. Puesto que la ventana de nivel superior ahora está vinculada directamente a un único libro o vista de libro, ya no es necesaria para la interfaz de usuario de administración de ventanas en Excel.

Figura 3. UI de estado de ventanas en Excel 2010

Además, a partir de Excel, ya no hay varias ventanas de libro en una única ventana de instancia de Excel tal como se muestra en la figura 4.

Figura 4. Varios libros en una sola ventana de instancia de Excel

Actualización y fórmulas

Las actualizaciones en Excel seguirán siendo "globales", lo que significa que se producen en todos los libros de la misma instancia de Excel. Las fórmulas que hacen referencia a través de los libros que están abiertos en la misma instancia de Excel participarán en cálculos juntas y compartirán el mismo modo de cálculo de libro (automático, automático excepto para tablas de datos y manual).

En MDI, solo hay una barra de fórmulas para controlar todos los libros abiertos en esa instancia de Excel. En SDI, hay una barra de fórmulas por cada libro. Para SDI, al editar referencias a través libros en una fórmula, las barras de fórmula de los libros de origen y de destino mostrarán la fórmula que se está editando actualmente como se muestra en la figura 5.

Figura 5. Actualización de fórmulas entre libros

Paneles de tareas personalizados

Los paneles de tareas personalizados que se adjuntaban a una ventana de nivel superior en MDI ahora, en SDI, se adjuntan a la ventana de un libro determinado. Al cambiar a otro libro, se activa esa ventana del libro, que no tiene necesariamente adjunto el panel de tareas personalizado, a menos que se actualice el código del desarrollador para mostrar específicamente el panel de tareas personalizado para ese libro.

En resumen, como desarrollador, querrá:

• Asegurarse de que para cualquier libro en el que desee mostrar el panel de tareas personalizado, escriba código para que de forma explícita lo haga.
• Asegurarse de que controla de forma explícita la actualización del estado del panel de tareas personalizado en todas las instancias, si desea que todos los paneles de tareas personalizados reflejen el mismo estado. Por ejemplo, el usuario activa una casilla de verificación y desea que esa acción se refleje en todos los paneles de tareas personalizados en todas las instancias de Excel.

Cintas de opciones personalizadas

Las fichas y controles de la cinta de opciones personalizada que suponían la existencia de una única interfaz de usuario para cada instancia de aplicación en las versiones anteriores de Excel ahora se propagarán a cada cinta de opciones del libro en Excel. Mientras que en MDI, el desarrollador de la cinta de opciones personalizada no debe tener en cuenta varias instancias de sus controles en las distintas instancias de la interfaz de usuario de Excel, con SDI, deberán tener en cuenta esta situación.

Si desea mantener todos los controles de la interfaz de usuario de la cinta de opciones en el mismo estado en los libros abiertos, necesitará:

• Asegurarse de que el código es capaz de desplazarse por las ventanas de los libros y actualizar el estado de los controles.

O bien

• Almacenar en caché el estado de los controles de forma que, cuando el usuario cambia a otro libro, se pueda capturar ese evento y se actualicen los controles como parte del modificador de ventana.

Además, considere el caso el que desarrolla código para agregar un control de interfaz de usuario personalizado usuario usandoApplication.Commandbar para tener acceso a la cinta de opciones. Cuando intenta tener acceso a ese control en un momento posterior, el código deberá tener en cuenta el hecho de que el libro activo puede no ser el mismo libro donde agregó el control.

Consideraciones para el código VBA

Con el cambio a SDI, todas las propiedades, los eventos y los métodos de ventana a nivel de la aplicación de Excel no se ven afectados y funcionan de la misma forma que lo hacían en versiones anteriores de Excel (por ejemplo, Application.ActiveWindow,Application.Windows, etc.).

En Excel, todas las propiedades, los eventos y los métodos de ventana a nivel de libro funcionan ahora en la ventana de nivel superior (por ejemplo, el evento Workbook.WindowActivate todavía se desencadena cuando se cambia a un libro determinado, el eventoWorkbook.Resize todavía se desencadena cuando se cambia el tamaño de ese libro y ThisWorkbook.Windows(1).Height,ThisWorkbook.Windows(1).Width, ThisWorkbook.Windows(1).Left, ThisWorkbook.Windows(1).Right,ThisWorkbook.Windows(1).Minimize, ThisWorkbook.Windows(1).Maximize, etc., funcionarán en la ventana de nivel superior del libro activo).

En la siguiente tabla se enumeran algunos casos especiales.

Tabla 1. Comportamiento del modelo de objetos con la SDI

Función	Descripción	Implicaciones de SDI
Application.Visible	Devuelve o establece un valor de Boolean que determina si el objeto es visible. Lectura y escritura.	Si todas las ventanas están ocultas: Application.Visible se convierte en False Al establecer Application.Visible en True, se muestran todas las ventanas ocultas. Abrir un documento mediante el shell solo muestra esa ventana y Application.Visible es ahoraTrue. Además: Application.Visible = False oculta todo yApplication.Visible = True muestra todo, ignorando cualquier configuración a nivel de documento Si todas las ventanas están ocultas por la configuración del nivel de la ventana, entonces, la configuración de nivel de la aplicación también alterna. Tener al menos una ventana a la vista significa que la configuración del nivel de la aplicación es True.
Application.ShowWindowsInTaskbar	True si hay un botón de barra de tareas de Windows independiente para cada libro abierto. El valor predeterminado es True.Boolean de lectura y escritura.	Esta configuración está en desuso en Excel.
Application.Caption	Devuelve o establece un valorString que representa el nombre que aparece en la barra de título de la ventana principal de Microsoft Excel.	Actualiza todas las ventanas para esa instancia de Excel.
Application.Hwnd	Devuelve un valor Long que representa el indicador de ventana de nivel superior de la ventana de Microsoft Excel. Solo lectura.	Devolverá el identificador de la ventana activa.
Application.FormulaBarHeight	Permite al usuario especificar la altura de la barra de fórmulas en líneas. Long de lectura y escritura.	Funciona en la ventana del libro activo actualmente; no todas las ventanas para esta instancia de Excel.
Application.DisplayFormulaBar	True si se muestra la barra de fórmulas. Boolean de lectura y escritura.	Funciona en todas las ventanas para esta instancia de Excel.
Workbook.Windows	Devuelve una colección de ventanas que representa todas las ventanas del libro especificado. Object de ventanas de solo lectura.	Ningún cambio de comportamiento. Devuelve la colección de ventanas de este libro como paneles de tareas, vistas adicionales.
Workbook.WindowResize	Se produce cuando se cambia el tamaño de cualquier ventana del libro.	Ningún cambio de comportamiento. Se desencadena cuando se cambia el tamaño de la ventana de un libro (el nivel superior).
Window.Caption	Devuelve o establece un valorVariant que representa el nombre que aparece en la barra de título de la ventana principal del documento.	Ningún cambio de comportamiento.
Workbook.Protect(Password, Structure, Windows)	Protege un libro para que no se pueda modificar.	Independientemente del valor del parámetro Windows(True o False), NO se habilitará la protección de la estructura de la ventana. No se muestra ningún error en tiempo de ejecución si se especifica True, pero esa parte de la llamada de procedimiento devolverá un NO-OP.

Nota
No se requiere ningún cambio en el código personalizado para que los comandos XLM sigan funcionando según lo previsto en Excel con SDI.

Desuso de la opción Ventanas de Proteger libro

En SDI, cada libro tiene su propia ventana de nivel superior que se puede restaurar, minimizar y cerrar. Para reducir cualquier confusión que pueda surgir que no esté relacionada con mover, cambiar de tamaño o cerrar la ventana de nivel superior, la opción Ventanas de la característica Proteger libro en Excel ya no está disponible (vea la figura 6). La tabla 2 describe esta acción con más detalle.

Figura 6. La opción Ventanas del cuadro de diálogo Proteger libro está deshabilitada.

Acción	Comportamiento
Abrir un libro creado en una versión anterior de Excel, con la protección de ventanas habilitada.	Excel reconocerá los atributos de tamaño y ubicación de la ventana, pero no impedirá que el usuario ordene o cierre estas ventanas.
Ver el cuadro de diálogo Proteger estructuras y ventanas.	Excel mostrará el cuadro de diálogo pero con la opción Ventanasdeshabilitada.

Soluciones para problemas de la SDI

La siguiente sección proporciona soluciones para problemas que puede encontrar al usar la SDI.

• No se puede cerrar un libro al hacer clic en el botón Cerrar de la "X" roja cuando ese libro se abre mediante programación a través de un formulario de usuario modal. Para solucionar este problema, se recomienda que agregue el siguiente código al procedimiento del evento Layout del formulario de usuario y, a continuación, abra el formulario de usuario como no modal.
  VBA

  Private Sub UserForm_Layout()
      Static fSetModal As Boolean
      If fSetModal = False Then
          fSetModal = True
          Me.Hide
          Me.Show 1
      End If
  End Sub
  

  Otra opción es abrir la ventana del libro, activar cualquier otra ventana y, a continuación, volver a activar la ventana del libro. Ahora debería poder cerrar el libro usando el botón Cerrar.
• Supongamos que el código VBA abre varios libros y usa la propiedad DataEntryMode para controlar la entrada de datos y el cierre del libro. En el modelo de SDI de Excel, como cada libro está contenido en su propio proceso, la propiedad DataEntryMode que se usa en un libro no reconoce la existencia de otro libro y, por tanto, tiene poco o ningún efecto sobre su interacción. Para solucionar este problema, hay un par de opciones. Puede ocultar los libros u hojas de cálculo adicionales con Window.Visible = False oSheet.Visible = False, respectivamente. También puede detectar y cancelar los eventos de cierre medianteWorkbook.BeforeClose(Cancel) = True.
• Las barras de herramientas agregadas a libros de Excel a través de código de barra de comandos y archivos XLA no se mostrarán hasta que cierre y vuelva a abrir el libro. Las barras de comandos para personalizar la interfaz de usuario quedaron en desuso a partir de Excel 2007. La solución óptima es personalizar la interfaz de usuario de la cinta de opciones con archivos XML tal como se describe en detalle en el artículo Customizing the 2007 Office Fluent Ribbon for Developers (Part 1 of 3).
  Otra opción consiste en utilizar un evento de nivel de aplicación para detectar la apertura de nuevos libros y, a continuación, usarApplication.Windows en lugar de los libros para agregar el control de la cinta de opciones. Puede utilizar el siguiente código de ejemplo para conseguirlo.
  VBA

  Private Sub Workbook_Open()
      ToolBarsAdd
  End Sub
  
  Sub ToolBarsAdd()
      Dim oBar As CommandBar
   
      ToolBarsDelete
      Set oBar = Application.CommandBars.Add(Name:="MyToolBar")
      '
      With oBar
          With .Controls.Add(Type:=msoControlButton)
              .OnAction = "SayHello"
              .FaceId = 800
          End With
      End With
      oBar.Visible = True
  End Sub
  
  Sub SayHello()
      MsgBox "Hello from '" & ActiveWorkbook.Name & "'"
  End Sub
  

  El siguiente código se podría usar a continuación para quitar la barra de herramientas antes de cerrar el libro.
  VBA

  Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
      ToolBarsDelete
  End Sub
  
  Sub ToolBarsDelete()
  Dim wnd As Window
  On Error Resume Next
      For Each wnd In Application.Windows
          wnd.Activate
          Application.CommandBars("MyToolBar ").Delete
      Next wnd
  End Sub
  

• En Excel, de forma predeterminada se muestra un formulario de usuario sin modo como ventana de nivel superior por encima de todas las ventanas de Excel. En Excel 2013, un formulario de usuario sin modo solo es visible encima de la ventana del libro que estaba activo cuando se mostró el formulario de usuario. Jan Karel Pieterse, MVP de Excel (profesional más valioso), ofrece una explicación del problema y una solución en su página web:
•  http://www.jkp-ads.com/articles/keepuserformontop.asp.
• https://msdn.microsoft.com/es-es/library/office/dn251093.aspx